中国地质大学长城学院文件

中地长院字【2009】27号                  签发人：王欣

关于下发《中国地质大学长城学院

毕业生档案管理办法（试行）》的通知

各处室、系（部）、中心、馆：

为了做好我院毕业生档案材料的收集、归档和管理工作，确保毕业生档案的规范性与完整性，结合我院实际，特制定《中国地质大学长城学院毕业生档案管理办法（试行）》。现下发至相关部门，望遵照执行。  

中国地质大学长城学院

 二00九年四月十五日    

中国地质大学长城学院毕业生档案管理办法（试行）

为了做好我院毕业生档案材料的收集、归档和管理工作，确保毕业生档案的规范性与完整性，结合我院实际，特制定本办法。

一、毕业生档案入档内容和范围

1、入学材料：高考录取档案。

2、学习材料：各学期成绩单。

3、组织材料：加入共青团的材料（申请书和志愿书）、加入中国共产党的材料（申请书、志愿书、思想汇报、转正申请等）。

4、毕业材料：毕业生登记表、实习鉴定表。

5、奖励材料：评优、评先、评奖学金登记表。

6、处分材料：受处分及撤销处分的文件。

7、体检材料：入学体检表、体检复查表、毕业生体检表。

8、学籍变动材料：留降级、休学、转学（转入、转出）有关材料。

9、每学年学生综合素质测评表。

二、归档要求

1、各种材料必须是办理完毕的正式文件材料。

2、材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明承办单位及时间。

3、手续必须完备，凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章，个人文字材料必须有本人签字。

4、各类材料只能用碳素墨水书写。

三、毕业生档案收集整理

1、毕业生档案统一存放于学院学生档案室，由专人妥善保管。

2、在学生毕业前学院组织各系进行毕业生档案整理工作。

3、在整理档案的过程中，对照《中国地质大学长城学院毕业生大学期间档案材料目录》进行逐项整理。

4、在每年的五月份开始组档。组档人员应认真细致，避免差错。按照入档目录清单整理妥当后，以系为单位在规定的时间统一移交学院学生档案管理办公室，档案交接时必须认真清点，核对登记。

5、要保证存档期间档案材料的完整性和准确性，不得遗失、撤换、增加、随意涂改或销毁档案材料。

四、毕业生档案转递办法

1、已就业的毕业生档案，可由毕业生本人自带。毕业生携报到证、就业协议书及就业单位调档函来学院学生档案管理办公室调取档案。已就业但就业单位不承担档案管理的，可转至人才交流中心做人事代理。

2、如用人单位或人事代理机构要求由学校邮寄档案的，毕业生应注明档案接收单位名称、邮编和档案转寄详细地址，否则不予邮寄，邮寄费用学生自理。

3、毕业时未落实就业单位的毕业生，根据本意愿，其档案的管理有二种情况：一是转回生源所在地。档案随《报到证》转至生源所在省辖市人事或就业主管部门；二是转至人才交流中心。档案随《报到证》转至人才交流中心，由人才交流中心进行人事代理。

4、毕业生档案至多可在学院保留两年（从毕业时间算起）。逾期将转回生源地人事、就业管理部门。

5、学生档案必须经严格密封。

6、考上研究生的毕业生档案，凭录取院校的调档函及所在系出示的证明材料提取个人档案。

7、在移交和接受档案时，要做到档案与档案登记表两对照，完善档案管理的有关手续和制度。

五、办理时间

在毕业生毕业手续办理完成后，即可到相关部门办理毕业生档案转递手续。

六、本办法自公布之日起执行。

七、解释权归学生工作处。